UNACAR fortalece gestión documental con taller práctico para la organización de expedientes de trámite

Personal responsable de los archivos de trámite de diversas áreas de la Universidad Autónoma del Carmen (UNACAR) participan en el “Taller práctico para la integración y organización de Expedientes de Trámite” que inició este 28 de septiembre y tiene como propósito fortalecer las capacidades institucionales en materia archivística y promover criterios homogéneos para la integración y organización documental.
Durante una semana la Mtra. Anahí Juan Durán, directora general de GEAN México, Soluciones Integrales en Archivística, S.A. de C.V., compartirá herramientas teóricas y prácticas orientadas al fortalecimiento de la gestión documental dentro de la institución.
La ceremonia inaugural, realizada en la sala de usos múltiples de la Biblioteca central, estuvo encabeza por la rectora Dra. Sandra Martha Laffon Leal quien destacó que los documentos institucionales son el registro formal de cómo se ejerce el presupuesto, se da atención a estudiantes, a docentes o a la comunidad y otras instituciones. Por ello, dijo “constituyen una obligación legal: cada expediente implica tiempo, dinero y esfuerzo; su mala organización o inexistencia genera observaciones de auditoría, imposibilidad de justificar gastos y pueden generar posibles sanciones para los servidores públicos y para la propia universidad”.
Insistió en que no se puede seguir produciendo documentos a la ligera ni permitir que se extravíen por descuido o un equivocado manejo. Pidió más sensibilización de todos los responsables de cada unidad para que la UNACAR “tenga un archivo y expedientes documentales ordenados que puedan entregarse en esas condiciones a las administraciones siguientes”.
En su oportunidad el Lic. Javier Zamora Hernández, secretario general, señaló que el archivo comienza en cada oficina, departamento y en cada servidor universitario que produce un documento en el ejercicio de sus funciones.
“Cada oficio, expediente, acta, informe, convenio o registro administrativo es evidencia de las decisiones y acciones que dan vida a nuestra institución. En ellos se documenta el cumplimiento de nuestras atribuciones, la continuidad de nuestros procesos y el ejercicio de los recursos públicos que la sociedad nos ha confiado”, aseveró.
Recordó que por disposiciones normativas en materia archivística se establecen obligaciones para quienes producen, administran y resguardan la documentación.
“El adecuado manejo de los expedientes contribuye a proteger tanto a las instituciones como a sus servidores. El incumplimiento de las responsabilidades documentales puede generar consecuencias administrativas y afectar la continuidad, trazabilidad y confiabilidad de la información institucional”.
Por ello, asentó, “la gestión documental debe entenderse como una herramienta que fortalece nuestro trabajo cotidiano y brinda certeza a las actuaciones universitarias”.
Por su parte la Mtra. Bertha Alicia Lagarda Contreras, jefa de Archivo General, indicó que el taller fue diseñado a partir de las necesidades identificadas y considera la importancia de brindar una capacitación presencial, práctica y contextualizada. Su participación, mencionó “permitirá que los participantes aplicar criterios uniformes para identificar, integrar, clasificar, ordenar y controlar expedientes de trámite, conforme a las funciones de cada dependencia, las series documentales correspondientes y los instrumentos archivísticos institucionales vigentes”.
La instructora Mtra. Anahí Juan Durán dio a conocer que durante el taller trabajarán casos reales de la propia UNACAR, a fin de identificar qué documentación debe conservarse, cuáles son los elementos que integran formalmente un expediente, qué información no debe duplicarse y cómo delimitar responsabilidades cuando intervienen distintas áreas en la generación y resguardo de documentos.
Precisó que el objetivo del taller no es regularizar la totalidad de los acervos documentales universitarios ni resolver rezagos históricos, sino ofrecer conocimientos y metodologías que contribuyan a mejorar progresivamente la organización, control y conservación de los expedientes de trámite.
En esta capacitación participan representantes de diversas áreas universitarias, entre ellas Rectoría, Secretaría General, Oficina del Abogado General, Secretaría Administrativa, Contraloría General, Dirección General de Docencia, Dirección General de Investigación y Posgrado, Dirección de Control Escolar, Coordinación General de Obras, Coordinación General Administrativa, Coordinación General de Tecnologías de Información y Comunicación, Unidad de Auditoría, Control Interno, Archivo General, Presupuesto Institucional, Secretaría de Finanzas, las Facultades de Ciencias de la Salud y Ciencias de la Información, así como la Escuela Preparatoria “Profr. Manuel J. García Pinto” de Sabancuy.